6 bí kíp giúp tránh “bỏ quên” deadline trong công việc
Một trong những lý do khiến bạn luôn bị trễ hơn deadline đó là nhận việc không đúng với khả năng hoàn thành của mình. Đôi khi do áp lực từ cấp trên hoặc từ khách hàng, bạn có xu hướng đưa ra lời hứa mà chưa thật sự xem xét lại quỹ thời gian mình có.
Điều này dẫn đến việc khi vào làm thực tế, dù đã hết sức “vắt chân lên cổ” bạn vẫn không có khả năng đáp ứng được yêu cầu về thời hạn bàn giao hay báo cáo. Chính vì thế, sau đâu là 6 bước bạn cần phải nắm khi được giao nhiệm vụ và deadline.
1. Xác định yêu cầu cụ thể
Bạn cần xác định những việc cần làm bao gồm những gì để ước lượng thời gian cần thiết cho việc hoàn thành. Nếu có thể, hãy dùng các phần mềm quản lý công việc hoặc Excel để liệt kê chi tiết nhiệm vụ trước khi thiết lập các mốc thời gian mà bạn có thể đáp ứng.
2. Lên kế hoạch thật chi tiết
Mọi công việc khi càng được lên kế hoạch chi tiết bao nhiêu thì sẽ càng dễ cho bạn kiểm soát về sau. Mặc dù việc này có thể khiến bạn mất thêm chút ít thời gian ban đầu nhưng khi càng chia nhỏ các bước bạn sẽ càng có khả năng quản lý tốt hơn cũng như giải quyết suôn sẻ hơn nếu có bất kỳ vấn đề trục trặc nào xảy ra mà ít gây ảnh hưởng đến những phần còn lại.
3. Tìm kiếm nguồn hỗ trợ đúng đắn
Để công việc trôi chảy, bạn sẽ cần đến đồng nghiệp khác hay không, bạn có cần đến các công cụ hỗ trợ cụ thể hoặc bất kỳ một văn bản hướng dẫn nào chăng? Hãy cẩn trọng để đảm bảo bạn không mất thời gian loay hoay cho những việc này khi bắt đầu công việc và lại dẫn đến chuyện chậm trễ deadline.
4. Tránh xao nhãng trong quá trình làm việc
Khi càng có nhiều deadline, bạn lại càng cần tập trung hơn bao giờ hết. Đừng để bản thân bị xao nhãng bằng cách viết những việc cần làm ra sổ tay, giấy ghi chú hoặc tham khảo một số ứng dụng giúp quản lý thời gian cá nhân để chắc chắn rằng não bộ của bạn sẽ không bị chi phối vào những việc ít quan trọng khác.
5. Hiểu rõ mọi rủi ro là điều không tránh khỏi
Dù lên kế hoạch hoàn hảo đến đâu, mọi rủi ro về việc chậm trễ trong một khâu nào đó đều có thể xảy đến. Cho nên, bạn hãy suy nghĩ từ đầu về các phương án hỗ trợ hoặc thay thế nếu mọi thứ không diễn tiến như mong đợi. Ví dụ như nếu ai đó trong nhóm của bạn bị ốm giữa chừng, hãy nghĩ đến ai sẽ là người có thể tạm thay để hoàn thành công việc chẳng hạn.
6. Đặt ra yêu cầu tương tự với những người cùng tham gia nhóm dự án
Khi là một mắt xích, tất cả đều cần có bước quay đồng bộ với nhau thì mới đảm bảo được kết quả cuối cùng. Vì vậy, bạn cũng cần yêu cầu những người khác tuân thủ theo deadline của họ để không ảnh hưởng ngược lại đến bạn. Nếu đó là quản lý, hãy lưu ý họ cần phê duyệt đúng thời hạn và nhấn mạnh nếu sếp không phản hồi đúng lúc thì công việc của bạn không thể tránh khỏi bị trì trệ; nếu đó là thành viên đồng cấp trong dự án, hãy luôn nhắc nhở họ theo dõi lịch làm việc và báo cáo chung.
