Lập Kế Hoạch Hiệu Quả Cho Dân Văn Phòng
Đối với tất cả ngành nghề, lĩnh vực nào khi bắt tay vào công việc muốn đạt được hiệu quả bạn đều cần phải có KẾ HOẠCH LÀM VIỆC HỢP LÝ. Và đặc biệt đối với dân văn phòng càng nên rèn luyện kỹ năng này vì công việc văn phòng vốn nhiều áp lực, nếu bạn không biết cách sắp xếp thì sẽ dễ rơi làm tình trạng “ngụp lặn” công việc luôn luôn xuất hiện.
Vậy bạn đã biết những nguyên tắc cần có khi lập kế hoạch làm việc chưa? Hãy cùng Điểm Nhấn Group điểm qua những điều này nhé.
“5S” nơi làm việc
Đầu tiên, bạn nên “5S” (Sàng Lọc – Sắp Xếp – Sạch Sẽ – Săn Sóc – Sẵn Sàng) cho chỗ làm của mình trở lên gọn gàng ngăn nắp. Bạn sẽ chẳng làm xong việc gì nếu như bạn vẫn còn trong mớ hỗn độn của bản thân. Bắt đầu từ thứ nhỏ nhất – bàn làm việc của mình.
Sắp xếp công việc, lựa chọn thứ tự ưu tiên
Bạn nên bắt đầu một ngày làm việc bằng việc dành 5 phút ngồi xuống và viết ra tất cả mọi việc bạn cần làm trong ngày, điều này sẽ giúp bạn kiểm tra lại công việc tránh xảy ra tình trạng thiếu công việc.
Sau đó bạn hãy thực hiện điều quan trọng nhất là xác định công việc ưu tiên, việc nào quan trọng nhất cần được thực hiện trước tiên không thể trì hoãn, để đảm bảo công việc một ngày của bạn sẽ thật sự logic và đạt được kết quả như mong đợi.
Hãy thử đặt ra một số câu hỏi để xem nhiệm vụ nào cần thực hiện trước, thời gian hoàn thành trong bao lâu:
- Nhiệm vụ nào tới kỳ hạn trước?
- Nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian thực hiện và hoàn thiện?
- Xét về giá trị thì nhiệm vụ nào quan trọng nhất?
- Nhiệm vụ nào khó khăn nhất?
Bạn sẽ dựa vào các yếu tố về thời gian hoàn thành, tính chất công việc, mức độ cần thiết để xác định mức ưu tiên.
Đặt deadline hoàn thành cho từng công việc
Để hoàn thành đúng tiến độ thì chúng ta luôn cần có cho mình một deadline cụ thể rõ ràng. Hãy ghi ra thời gian dự kiến thực hiện hoàn thành mỗi nhiệm vụ và đưa ra được lượng thời gian hợp lý. Công việc nào cũng cần có một khoảng thời gian vừa đủ để hoàn thành và đảm bảo hiệu quả công việc, bạn không thể đưa ra khối lượng công việc là 15 ngày và chỉ hoàn thiện nó trong vòng 3 ngày. Nó là điều hoàn toàn vô lý.
Tạo deadline dựa trên thực tế năng lực của mỗi cá nhân, nếu deadline vượt quá khả năng thực tế, quá sức của bản thân sẽ gây ra sự chán nản và ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Công cụ tâm lý deadline nó thúc đẩy tốc độ cũng như hiệu quả công việc. Mỗi cá nhân hoàn thành deadline đúng hạn sẽ thể hiện được năng lực làm việc, tác phong chuyên nghiệp của mình.
Nguyên tắc quả cà chua
Một ngày “quay cuồng” cùng công việc không hẳn sẽ mang lại cho bạn kết quả tốt nhất. Bạn cần cho bản thân thời gian nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng và thư giản sau một thời gian tập trung vào công việc quá dài.
Theo “nguyên tắc quả cà chua” cứ 2 tiếng trôi qua bạn cần dành ra cho bản thân 10 phút đứng lên đi lại, uống nước để cơ thể được nghỉ ngơi. Sau đó bạn sẽ thấy công việc sẽ hiệu quả hơn việc bạn ngồi miệt mài mệt mỏi với công việc.
Chính vì điều này đừng quên thêm thời gian nghỉ ngơi của mình vào kế hoạch, điều này sẽ giúp cho bạn có thể tính toán chính xác hơn về thời gian và sắp xếp lịch làm việc hiệu quả.
5 phút nhìn nhận công việc cuối ngày
Cuối cùng, bạn nên dành 5 phút vào cuối ngày để nhìn nhận, đánh giá lại toàn bộ công việc đã làm trong ngày, hỏi bản thân mình đã làm những gì? Kết quả như thế nào? Đạt kế hoạch hay vượt kế hoạch? Ngày mai bạn cần làm gì?
Hãy tạo cho bản thân mình một thói quen từ trong công việc đến đời sống cá nhân. Khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều. Bạn cần phải biết mình đang đứng ở đâu và cần phải làm gì để đạt được hiệu quả.
